Запас полезных знаний и творческих идей сотрудников часто превышает рамки их служебных обязанностей. Между тем именно эти скрытые в головах знания способны дать компании конкурентные преимущества и значительно повысить эффективность бизнеса. JTI Россия доказала это на практике, создав собственную электронную «фабрику идей». За полтора года ее существования сотрудники компании внесли более 1000 предложений, из них 56 уже внедрены и еще более сотни — в процессе реализации. Руководитель проекта поделился с нами успешным опытом и рассказал, как мотивировать авторов идей.
Как все начиналось.
Поводом для создания «фабрики идей» стали результаты ежегодного опроса вовлеченности работников JTI в России. Выяснилось, что сотрудники хотят иметь возможность делиться собственными идеями, воплощать их в жизнь словом, реализовывать свой креативный потенциал. Так возникла мысль внедрить электронную площадку, где каждый работник, вне зависимости от его специальности, мог бы выдвинуть любую идею по улучшению бизнеса. А эксперты, отвечающие за соответствующие направления, могли бы быстро ее оценить, дать комментарии и помочь реализовать, если идея того стоит.
Для этого было принято решение создать единую платформу управления знаниями: сайт, где сотрудники могли бы выдвигать идеи, давать друг другу советы, демонстрировать свою инновационную активность. У проекта были и другие цели - усилить сплоченность коллектива, который рассредоточен в десятках городов по всей стране на девяти часовых поясах, и повысить качество внутренних коммуникаций.
Электронной площадке придумали название BITL (от англ. «Bringing ideas to life» - «Воплоти идею в жизнь»), а символом проекта сделали гибрид ньютоновского яблока и загорающейся лампочки -«лампояблоко», напоминающее о том, что внезапные озарения и смелые идеи способны изменить мир к лучшему.
Старт проекта.
Официальный запуск проекта состоялся в апреле 2011 года. Слоган программы «Идействуй!» придумала проектная группа, куда вошли сотрудники всех сить интерес персонала к проекту, были задействованы все имеющиеся каналы внутренней коммуникации: постеры в офисе, специальные буклеты, заставки на мониторах, презентации на внутрикорпоративном телевидении, статьи в корпоративных СМИ. По всему офису расставили брен-дированные корзины со свежими яблоками, визуальные декорации с логотипом BITL, дарили сотрудникам ароматизаторы для автомобилей и жевательные резинки с яблочным вкусом.
Проект стартовал очень успешно. Только в первую неделю после запуска в систему поступило 50 идей, касающихся самых разных сфер деятельности компании - от управления персоналом до усовершенствования системы электронного документооборота.
Как устроен BITL.
Система BITL представляет собой отдельный сайт на корпоративном интранет-портале. Для него был разработан яркий интерфейс и максимально удобный функционал для сбора и оценки идей сотрудников, который позволяет просто и быстро оформлять свои предложения, а экспертам - оценивать их в режиме онлайн и давать советы по усовершенствованию.
Разместить свои идеи на сайте «BITL -Система предложений» может каждый сотрудник компании, причем круглосуточно с любого компьютера с доступом во внутреннюю корпоративную сеть. Для подачи идеи нужно заполнить простую форму, рядом с которой размещена инструкция, как это сделать. В названии идеи кратко и емко должна быть отражена ее суть. Автору необходимо описать ее доступным языком и обязательно указать, какие перспективы несет в себе данное предложение при его реализации в компании. Сотрудник также должен оценить свою идею по четырем критериям: важность для компании, финансовая прибыль, готовность к применению и оригинальность, согласно установленной шкале. Это помогает и автору осознать действительную важность и полезность своего предложения, и экспертам, оценивающим идею.
Как рассматривают идеи.
Сотрудники могут подать идею как индивидуально, так и в составе группы до пяти человек. Чтобы облегчить поиск идей, автору необходимо поставить тэги - ключевые понятия. Например, если идея касается развития персонала - тэг Development, повышения безопасности производства - Safety и т. д. Далее, в зависимости от тэга и темы, координатор системы направляет заявку к экспертам - профильным менеджерам. Они в интерактивном режиме могут одобрить либо отвергнуть идею, пометив ее, соответственно, зеленым или красным «флажком», и оставить комментарий с обоснованием своей оценки и советами автору. Эксперты комментируют идеи от своего имени - это дает абсолютную прозрачность процесса. Помимо назначенных экспертов идею могут комментировать другие сотрудники на любом ее этапе.
Если хотя бы один эксперт одобряет идею, она уходит на рассмотрение директору профильной функции. Тот принимает окончательное решение, назначает ответственных за внедрение идеи и лично контролирует этот процесс. Если предложение затрагивает несколько департаментов, его рассматривает каждый из руководителей. Автор тоже может участвовать в реализации проекта - если это относится напрямую к его работе. В JTI поощряют обмен идеями между департаментами, поэтому предложения могут исходить от сотрудников непрофильных отделов и функций.
Как мотивируют авторов идей.
Конечно, в успехе «фабрики идей» немаловажную роль играет мотивация. Система оценки идей направлена на то, чтобы автор в первую очередь думал о реальной ценности вносимых предложений для бизнеса.
Подаваемые в систему идеи оцениваются по 100-балльной шкале по четырем критериям: важность для компании (40 баллов), финансовая прибыль (20 баллов), степень готовности к применению (20 баллов), оригинальность (20 баллов). Исходя из характеристик каждой идеи и ее соответствия четырем названным критериям, автору начисляются баллы, которые затем можно обменять на подарки. Для этого был создан специальный каталог, где каждому подарку присвоено определенное количество баллов - например, за 56 баллов можно получить плеер Ipod Nano, за 75 - телефон Iphone 4G, а за 100 баллов - ноутбук МасВоок Air. Виртуальные баллы можно суммировать и накапливать, если первоначально их не хватает на желаемый приз. На сайте отражается вся информация об инновационной активности каждого сотрудника, чтобы ничьи усилия не пропали даром. Стимул «Идействовать чаще» работает - в компании есть работники, которые подали больше 25 идей!
Не менее важно и нематериальное поощрение. Если идея была успешно реализована, автор получает благодарственное письмо от руководителя, его достижение не остается незамеченным и способно сыграть роль в дальнейшей карьере. Кроме того, авторы лучших идей (они определяются всеобщим голосованием) имеют возможность посоревноваться с коллегами из других стран, отправив идею на международный конкурс в штаб-квартиру компании в Женеве. Так, в конце ноября 2012 года в Женеве прошел конкурс на лучшую идею в регионе (объединяет Россию, страны СНГ, Восточной Европы и Адриатики). И мы очень гордимся результатами: из 11 победивших идей на региональном уровне пять исходили от сотрудников российского офиса!
Результаты.
С момента запуска системы BITL в среднем каждая шестая идея находит поддержку и выносится на финальное одобрение директору соответствующего подразделения. В процесс оценки вовлечено 250 внутренних экспертов. Предлагаемые сотрудниками идеи улучшений различаются как по теме, так и по масштабу. Кто-то предлагает локальные изменения в офисе, кто-то - пересмотр национальной стратегии мерчандайзинга. Поэтому одни проекты внедряются быстро, а для воплощения других требуется больше года.
Ввиду молодости проекта материальная выгода от внедренных предложений сейчас находится в стадии подсчета, но уже сейчас очевидно, что такие идеи помогают совершенствовать бизнес и дают сильные конкурентные преимущества.
Появился раздел обратной связи «Требуются идеи!», где руководители департаментов просят сотрудников помочь с креативом по решению конкретных бизнес-задач. На сайте программы размещена библиотека материалов об интересных инновационных практиках, которая находится в открытом доступе для всего персонала компании. Для удержания интереса были проведены две масштабные внутренние рекламные кампании: «Фокусируйся на главном», «BITL ГОДен», каждая из которых имела свою цель. В ходе кампании «Фокусируйся на главном» мы представили обновленную систему оценки предложений, a «BITL ГОДен» посвятили первой годовщине программы.
В конце ноября проект JTI получил престижную премию TOP-CLASS INTERNATIONAL «Knowledge Management Russia» за одну из самых эффективных в стране систем управления знаниями.
2013-11-06
