31 октября 2012 года в Госдуму был внесен законопроект № 163560-6 «Об охране здоровья населения от воздействия окружающего табачного дыма и последствий потребления табака». Вскоре будут ужесточены требования к местам, специально отведенным для курения в офисных помещениях. Многие из Вас , не дожидаясь принятия нового закона, задумались о том, какой метод более действенный в борьбе с курением — наказаний или поощрений. Все больше компаний предпочитают премировать работников, ведущих здоровый образ жизни, нежели отслеживать, кто из сотрудников курит в неположенном месте, и привлекать их за это к дисциплинарной ответственности.
Коллективный договор (положение о поощрении за отказ от курения).
Для чего нужен документ.
Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать работникам материальные и нематериальные поощрения: дополнительные оплачиваемые отпуска, премии, благодарности, награждения ценными подарками и др. (ст. 8, 116, 135 ТК РФ).
Выберите сами, какие именно гарантии предоставлять сотрудникам за отказ от курения.
В коллективном договоре (локальном акте) Вы можете предусмотреть одновременно несколько видов поощрений (ст. 8 ТК РФ)
В каком виде составляется.
В произвольной письменной форме.
Что обязательно должно быть в документе.
Положение о поощрении за отказ от курения: его вид, размер и условия предоставления.
Вы должны поощрять всех сотрудников, отказавшихся от курения, а не только некоторых из них (ст. 3,132 ТК РФ)
Приказ о поощрении (предоставлении дополнительного отпуска).
Для чего нужен документ.
Если Вы продублировали в трудовой книжке запись из приказа о поощрении за отказ от курения, признайте ее недействительной (п. 30 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», далее — Правила)
Если работодатель поощряет сотрудника за отказ от курения, он должен издать об этом приказ. На основании этого документа работнику выплачивают премию, объявляют благодарность, дарят ценный подарок или предоставляют дополнительные дни отдыха -в зависимости от вида поощрения (ст. 8, 116, 135 ТК РФ).
В каком виде составляется.
В произвольном, для удобства можно использовать форму № Т-6, Т-ба, Т-11, Т-11а либо любой иной первичный учетный документ, утвержденный в компании.
Что обязательно должно быть в документе
Номер и дата составления, фамилия, имя, отчество; должность работника, которому полагается поощрение; его вид и условия предоставления, подписи и их расшифровка руководителя организации и сотрудника.
Некоторые работодатели вносят сведения из приказа о поощрении за отказ от курения в трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Этого делать не следует. В указанных документах отмечают только те награждения, которые связаны с работой (п. 4 и 24 Правил).
Помимо премии, в приказе о поощрении Вы можете указать: объявление благодарности, награждение ценным подарком и др. — любую гарантию, установленную коллективным договором (локальным актом) (ст. 8 ТК РФ).
Укажите в локальном акте (коллективном договоре), что Вы присоединяете дополнительный отпуск за отказ от курения к ежегодному оплачиваемому. Тогда Вам не придется получать заявление работника о дополнительном отпуске и Вы сможете указать его в приказе о ежегодном оплачиваемом отдыхе.
Если Вы присоединяете дополнительный отпуск к ежегодному, уведомьте работника о предоставлении ему отдыха не менее чем за две недели (ст. 123 ТКРФ).
Многие работодатели убеждены, что с 1 января 2013 года применять формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1, нельзя. Это не так. Вы можете продолжать оформлять кадровые документы по ним (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление Госкомстата России № 1).
В разделе «Виртуальный кадровик» Вы найдете дополнительные образцы: уведомление сотрудника о предстоящем отпуске, записку-расчет о предоставлении отпуска и представление о поощрении.
Табель учета рабочего времени (отметки об отпуске).
Для чего нужен документ.
Чтобы заполнять кадровые документы по формам Постановления Госкомстата России № 1, издайте приказ о том, что они обязательны для применения в вашей организации (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»)
Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал каждый его сотрудник (ч. четвертая ст. 91 ТК РФ). Это можно сделать с помощью специального кадрового документа -табеля учета рабочего времени. Если работнику в качестве поощрения за здоровый образ жизни предоставили дополнительный отпуск, его следует отметить в указанном документе.
В каком виде составляется
По унифицированной форме № Т-12 или Т-13 либо по любому другому образцу, утвержденному в организации.
Что обязательно должно быть в документе
Фамилии, имена, отчества, должности сотрудников, их табельные номера, отметки о явках и неявках в каждом месяце, количество дней и часов, которые они отработали.
Если в календарном месяце число дней меньше, чем предусмотрено в табеле, проставьте в лишних клеточках «X»
Многие кадровики считают, что они могут видоизменить форму № Т-12 (Т-13), но при этом должны использовать в ней те обозначения, которые утверждены Постановлением Госкомстата России № 1. Вы вправе разработать как собственный табель, так и принять для него другие обозначения (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»)
Личная карточка (запись о дополнительном отпуске)
Для чего нужен документ.
Уточните, за какой год — рабочий или календарный — Вы предоставляете сотрудникам дополнительный отпуск за отказ от курения. Если за календарный, не заполняйте графу «ПЕРИОД РАБОТЫ» формы № Т-2 (либо не вносите эти данные в иной образец, который Вы примете в организации)
Все периоды отпуска, который использовал работник, нужно отразить в его личной карточке, если Вы ведете этот документ в организации.
В каком виде составляется
По унифицированной форме № Т-2 либо по любому другому образцу, утвержденному в компании.
Что обязательно должно быть в документе
Вид отпуска, его период в календарных днях, даты его начала и окончания, реквизиты приказа, на сновании которого он предоставлен.
Если Вы ведете личную карточку по форме № Т-2, сведения о дополнительном отпуске нужно внести в ее раздел «VIII. ОТПУСК», а не «VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ»
2013-11-06
