Сегодня мы часто вынуждены расписывать свой рабочий день поминутно. Звонки, встречи, прием и отправка электронных сообщений и факсов - все должно быть сделано точно в свое время, ведь пунктуальность - залог хорошего имиджа компании и ее успешности в стремительно изменяющейся конкурентной среде. И достаточно часто времени на все дела не хватает. Помимо всего прочего, это происходит и из-за того, что люди не умеют правильно организовать свою работу.

Говорят, что умный человек учится на своих ошибках, а мудрый - на на чужих. С этой целью Джон Адер и вывел 5 наиболее распространенных ошибок менеджера:

1. Откладывание "на потом"
   В течение рабочего дня всегда находятся дела, выполнение которых хочется отложить. Может быть, они представляются скучными или незначительными. Но откладывание таких дел вовсе не освобождает от их выполнения, просто потом их придется делать в спешном порядке, откладывая, может быть, другие. Разве это удобнее? Конечно, нет.
   Оптимальным представляется следующий вариант: на выполнение таких неинтересных заданий нужно отвести час-полтора рабочего времени. Скажем, последний час перед обеденным перерывом. Это значительно сэкономит время впоследствии.
   
   
2. Неэффективное делегирование полномочий
   Делегирование полномочий это удобный прием, которым стоит пользоваться всем руководителям. Тем не менее, некоторые менеджеры отказываются от этого. Причины могут быть разные: некоторые считают, что сами справятся с заданием успешнее или быстрее, другие боятся, что перепоручение задания будет воспринято сотрудниками как свидетельство неспособности выполнить его самостоятельно.
   Применять делегирование полномочий на практике необходимо. Любому менеджеру нужна сильная команда, а с помощью делегирования можно развить способности и навыки своих подчиненных.
   
   
3. Беспорядок в документах
   Эта проблема знакома очень многим. Если не следить за порядком на столе, то незаметно там накапливается множество документов, разобраться в которых бывает очень сложно. Может быть, кому-то жаль тратить время на то, чтобы убирать на место каждую бумагу, но исследования убедительно доказывают: потратив на это 20-30 секунд, работник экономит до пяти минут времени. Эти пять минут он наверняка бы затратил на то, чтобы найти среди беспорядка на столе.
   
   
4. Неэффективные совещания
   Совещания это неотъемлемая часть рабочего процесса. Они могут быть очень ценными или совершенно бесполезными. Это во многом зависит от менеджера, который их проводит.
   Каждый участник совещания должен хорошо понимать, о чем, собственно говоря, идет речь. Если он заранее не ознакомился с информацией, для него встреча пройдет впустую. Всегда нужно задумываться о том, действительно ли необходимо данное совещание, нет ли других, более важных дел. Менеджер должен предельно четко формулировать для себя задачи и цель совещания, определить порядок его проведения. Выполняя все эти условия, можно добиться того, чтобы совещания действительно стоили того времени, которое на них затрачивается.
   
   
5. Нечеткие приоритеты
   Необходимо уметь не только определять задачи, но и расставлять приоритеты. Тогда наиболее важные и срочные задачи будут выполняться сразу же, потом - менее важные или менее срочные. И, наконец, в последнюю очередь будут решаться наименее значительные проблемы.
   Лучше, если приоритеты долгое время остаются неизменными. Но иногда в связи с изменившейся ситуацией менеджеру приходится сменять установки. Очень важно вовремя понять это и донести до сотрудников.