Негосударственные организации с 1 января 2013 года должны утвердить формы первичных документов, по которым они будут работать с кадрами (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). При этом компании вправе заполнять образцы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, после того как издадут приказ об их утверждении, либо разработать и утвердить свои. Закон № 402-ФЗ устанавливает, какие реквизиты должны содержать первичные учетные документы, в том числе и кадровые (ст. 9). Рассмотрим обязательные и дополнительные реквизиты и приведем примеры их оформления.

Обязательные реквизиты всех документов.

Название работодателя (реквизит 1) содержит сведения о его организационно-правовой форме, наименовании компании. Оно должно соответствовать учредительным документам - уставу, положению (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003). Если устав или положение предусматривает сокращенное наименование организации, его помещают в скобках ниже полного названия или за ним.

Дата составления (реквизит 2) документа - это дата события (подписания, утверждения) (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003). Ее нужно указать арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год либо наоборот. День и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами (например, «14.02.2013»), дату также можно оформить словесно-цифровым способом (например, «14 февраля 2013 г.»).

Наименование документа (реквизит 3) должно быть определено уставом или положением об организации (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003). В текстовых документах (кроме писем) название указывают прописными буквами полужирным шрифтом.

Описание события (реквизит 4) оформляют в виде связного текста, таблицы или комбинируют эти способы (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003). Текст может состоять из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели издания документа (констатирующая часть), во второй (заключительной) - решения и выводы. Документ, например приказ, может состоять и из одной части - заключительной.

Величина и единицы измерения события (количество дней отпуска, размер заработной платы и проч.) (реквизит 5). В случае денежного измерения необходимо указывать рубли и копейки, а при натуральном измерении - дни и часы. Например, заработная плата устанавливается в рублях, отпуск предоставляется в календарных днях и т. п. При оформлении этого реквизита единицы измерения в утвержденной форме будут постоянными, а их величина может изменяться.

Наименование должностей лиц, совершивших действие либо ответственных за их правильное выполнение (реквизит 6) указывается в соответствии с учредительными документами и штатным расписанием. Каждый документ составляет какой-либо сотрудник организации, который отвечает за его разработку или оформление. Например, за составление графика отпусков отвечает руководитель кадровой службы, а за штатное расписание - руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. При написании имени и фамилии должностного лица инициалы размещают слева от фамилии (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003).

Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов (реквизит 7) ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность не указывают (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). Подпись - это один из важнейших реквизитов. Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, уточните в уставе компании. Право подписи документов может быть передано на основании доверенности. В таком случае необходимо указывать ее реквизиты - дату и номер.

Дополнительные реквизиты кадровых документов.

Для ряда документов недостаточно реквизитов, установленных Законом № 402-ФЗ. Рассмотрим, какие еще реквизиты в них нужно указать.

Гриф утверждения (реквизит 8) ставят в правом верхнем углу (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003). Этот реквизит должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Причем дату указывают после подписания документа. Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера.

Номер документа (реквизит 9) присваивается ему во время регистрации и может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003). Номер указывают на одном уровне с датой и вносят после подписания или утверждения документа руководителем или уполномоченным лицом.

Заголовок документа (реквизит 10) должен кратко отражать его содержание и отвечать на вопрос «о чем?», например приказ об изменении оклада (образец на стр. 48), или «чего (кого)?», например должностная инструкция бухгалтера (п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003).

Отметка об ознакомлении (реквизит 11) вносится в случаях, когда по закону работник должен подтвердить своей подписью, что он прочел документ. Если Вы не укажете в трудовом договоре место и дату его заключения, организации грозит административная ответственность в виде штрафа от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 Ко АП РФ)

Место составления или издания документа (реквизит 12), как правило, указывают в том случае, если определить его по другим имеющимся реквизитам затруднительно (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003). Место составления или издания указывают с учетом административно-территориального деления, оно может включать в себя только общепринятые сокращения (г. Сочи). Есть документы, в которых указывать этот реквизит обязательно, например трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Отметка о выдаче экземпляра (реквизит 13) проставляется в случаях, когда необходимо документально подтвердить передачу документа, например трудового договора. Для этого напротив надписи «Экземпляр трудового договора получил» ставится подпись сотрудника, ее расшифровка и дата получения.

Утверждаем формы документов.

Если Вы разрабатываете первичные кадровые документы сами, Вы можете взять за образцы унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1, и внести в них изменения по своему усмотрению. В этом случае при утверждении шаблонов Вам нужно присвоить формам новые буквенные и цифровые коды. Одновременно можно разработать и шаблоны приказов, унифицированная форма для которых не установлена, например, об изменении оклада (образец на стр. 48). Затем утвердите все формы единым приказом по компании.

Запомните главное.

— В новом году во всех коммерческих организациях должны быть утверждены формы первичных документов (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). При разработке новых форм необходимо учитывать требования и иных законов, например Трудового кодекса (ст. 5 ТК РФ).

— Обязательные реквизиты первичных документов перечислены в федеральном законе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), но для оформления кадровых документов их может быть недостаточно. При разработке собственных унифицированных форм лучше всего использовать формы, уже утвержденные Госкомстатом, видоизменив их.

— Одним из важнейших реквизитов документа является подпись уполномоченного сотрудника. Список должностных лиц, имеющих право подписывать кадровые документы, содержится в уставе или положении об организации. Право подписи может быть передано на основании доверенности, в таком случае необходимо указать ее реквизиты.

2013-11-05