С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Шаг 1. Уточняем, что именно изменилось в кадровом делопроизводстве.
С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты1, среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.
Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т»2 - ими можно пользоваться и дальше.
Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.
Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет — по унифицированным или собственным формам.
Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений (таблица на стр. 54). Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.
Актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.
Общество с ограниченной ответственностью «Каравелла»
образец ООО «Каравелла»
ПРИКАЗ
9 января 2012 г. № 4 Москва
Об утверждении альбома форм первичных документов
В связи с вступлением в действие Федерального закона от б декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в целях оптимизации работы с документацией:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемый альбом форм первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
2. С 1 января 2013 года при оформлении фактов хозяйственной жизни использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.
3. Начальнику отдела кадров Крыловой МА. ознакомить с утвержденным альбомом первичных учетных документов по учету кадров всех сотрудников, ответственных за подготовку документов, под роспись.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Мороз Н.П.
Приложение:
1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, на 22 листах, в 1 экз.
2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты, на 17 листах, в 1 экз.
Генеральный директор Краснов Е.П. Краснов
С приказом ознакомлены: Крылова М.А. Крылова 9.01.2013
Мороз Н.П. Мороз 9.01.2013
- удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Госкомстата;
Продолжайте использовать личную карточку по форме № Т-2. В ней Вы отмечаете сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г.
№ 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»)
- добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.
ШагЗ. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы
Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:
- трафаретные тексты;
- наборы стандартных фраз и выражений.
Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.
Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:
[образец]
ООО «Каравелла»
ПРИКАЗ
9 января 2012 г. № 4 Москва
Об утверждении альбома форм первичных документов
В связи с вступлением в действие Федерального закона от б декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в целях оптимизации работы с документацией:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемый альбом форм первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
2. С 1 января 2013 года при оформлении фактов хозяйственной жизни использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.
3. Начальнику отдела кадров Крыловой МА. ознакомить с утвержденным альбомом первичных учетных документов по учету кадров всех сотрудников, ответственных за подготовку документов, под роспись.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Мороз Н.П.
Приложение:
1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, на 22 листах, в 1 экз.
2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты, на 17 листах, в 1 экз.
Генеральный директор Краснов Е.П. Краснов
С приказом ознакомлены: Крылова М.А. Крылова 9.01.2013
Мороз Н.П. Мороз 9.01.2013
- удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Госкомстата;
Продолжайте использовать личную карточку по форме № Т-2. В ней Вы отмечаете сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г.
№ 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»)
- добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.
ШагЗ. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы.
Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:
- трафаретные тексты;
- наборы стандартных фраз и выражений.
Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.
На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, Вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.
Пример.
Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:
— ссылки на номер формы и постановление Госкомстата:
- коды ОКУД и ОКПО.
Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки — указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.
Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя.
Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя (образец на стр. 55). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.
Запомните главное.
— Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним. Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.
— Использовать или не использовать унифицированные формы с 1 января 2013 года каждый работодатель решает самостоятельно. С учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы, которые используют бухгалтеры и кадровики, скорее всего, работодатель долго не будет отказываться от них.
— Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.
2013-11-05
